Spese di trasferta e rappresentanza: deducibili solo se tracciabili

La Legge di bilancio 2025, all’art. 1 commi da 81 a 83, ha modificato alcuni articoli del TUIR disponendo l’obbligo di tracciabilità alle spese di trasferta e di rappresentanza, pena la perdita dei benefici fiscali previsti per la tassazione del lavoro dipendente, di lavoro autonomo, del reddito d’impresa e dell’IRAP.

Le spese di vitto, alloggio, viaggio e trasporto mediante autoservizi pubblici non di linea hanno l’obbligo di pagamento con mezzi tracciabili se relative a trasferte di dipendenti dal 1° gennaio 2025, pena l’indeducibilità del costo per il datore di lavoro (anche ai fini Irap) e la tassazione per il dipendente in quanto considerata retribuzione.

Tracciabilità spese di trasferta e rappresentanza

La Legge di bilancio 2025, all’art. 1 commi da 81 a 83, ha modificato alcuni articoli del TUIR disponendo l’obbligo di tracciabilità alle spese di trasferta e di rappresentanza, pena la perdita dei benefici fiscali previsti per la tassazione del lavoro dipendente, di lavoro autonomo, del reddito d’impresa e dell’IRAP. Le nuove disposizione si muovono su due fronti:

• Obbligo di pagamento con mezzi tracciabili per ottenere l’esenzione fiscale sui rimborsi delle spese di viaggio, vitto, alloggio e trasporto, sia per trasferte fuori dal Comune sia all’interno del Comune;
• Semplificazione della documentazione necessaria per comprovare le spese sostenute. Per le spese sostenute all’interno del Comune non sarà più richiesto presentare documenti nominativi emessi dai vettori.

Dal 1 gennaio 2025, le spese di trasferta dei lavoratori dipendenti (vitto, alloggio, viaggio e trasporto) saranno rimborsate in esenzione fiscale esclusivamente se effettuate tramite strumenti di pagamento tracciabili, come carte di credito, bancomat, app di pagamento digitali, assegni bancari o circolari. L’obbligo riguarda sia le trasferte effettuate fuori dal Comune sia a quelle all’interno del Comune e include anche i rimborsi per autoservizi pubblici non di linea (come taxi e NCC), purché il pagamento sia avvenuto con mezzi tracciabili.

Conseguenze

1. Lavoratori dipendenti:
   • Il rimborso delle spese sostenute con strumenti non tracciabili diventerà imponibile ai fini fiscali e previdenziali.
2. Datori di lavoro e imprese:
   • Indeducibilità delle spese: le spese rimborsate non effettuate con mezzi di pagamento tracciabili non potranno essere dedotte dal reddito imponibile dell’azienda, con un impatto diretto sull’IRES e IRAP;
   • Doppia tassazione, non potendo dedurre costi sostenuti per finalità lavorative.

Anche i costi legati a trasferte connesse a eventi aziendali o spese di rappresentanza dovranno essere documentati tramite strumenti di pagamento tracciabili per poter essere dedotti.

Modalità di pagamento

La norma prevede l’obbligo di pagare tali spese con versamento bancario o postale ovvero mediante altri sistemi di pagamento previsti dall’articolo 23 del Dlgs 241/1997. Si tratta, quindi, delle carte di credito, di debito, bancomat, assegni bancari e circolari e strumenti elettronici di pagamento che consentano la tracciabilità del flusso.

Inoltre, è richiesto solo che il versamento sia tracciato, pertanto, non è richiesto che lo strumento di pagamento riferibile al datore di lavoro. Quindi, per esempio, la spesa del taxi potrebbe essere stata sostenuta anche dal dipendente in trasferta con la propria carta di credito.

Ambito applicativo

Sono sorti alcuni dubbi interpretativi riguardo al nuovo comma 3-bis dell’articolo 95 del TUIR circa le “trasferte di dipendenti”. Il dubbio è se le nuove regole si applichino anche ai “collaboratori coordinati e continuativi” tra cui gli amministratori di società. Il nuovo comma 3-bis non cita espressamente tali figure, contrariamente a quanto si rileva dal precedente comma 3.

Per i soci di società di persone, la circolare 6/E/2009 l’Agenzia aveva chiarito che tali figure non rientrano tra i co.co.co. e che “le spese sostenute dalla società per le trasferte effettuate dai soci possono, invece, essere portate in deduzione secondo il generale principio di inerenza che sottende alla determinazione del reddito di impresa“. In questi casi, quindi, le spese in questione sono escluse dall’ obbligo di tracciabilità. Stesso discorso per le spese sostenute dal titolare dell’impresa individuale.