come automatizzare in sicurezza ordini di acquisto, fatture e note di consegna

L’automazione dei flussi documentali permette di gestire in modo completamente digitale, senza la necessità di interventi manuali, anche i processi legati alla gestione di ordini di acquisto, fatture e note di consegna, comprese le fasi di revisione, approvazione e invio.

In sostanza, i documenti possono essere generati e inviati ai responsabili di approvazione in modo automatizzato, con una notevole riduzione dei tempi di ciclo e un aumento della trasparenza. La gestione dei flussi documentali diventa così più rapida, efficiente e sicura, minimizzando il rischio di errori.

Quali funzionalità deve avere una soluzione evoluta per la gestione dei flussi documentali

La Robot Process Automation (RPA) consente di automatizzare attività ripetitive e standardizzate, rendendo i flussi documentali più fluidi e sicuri. Per gestire ordini di acquisto, fatture e note di consegna in maniera davvero evoluta servono algoritmi avanzati di classificazione: grazie a queste funzionalità, i documenti vengono identificati e organizzati automaticamente in base al loro formato.

I software di ultima generazione comprendono anche tecnologie come data recognition e intelligenza artificiale, che consentono di scansionare e classificare automaticamente i documenti ricevuti, in base a regole predefinite. Inoltre, le funzionalità di document composition permettono di automatizzare creazione, integrazione e distribuzione di documenti. Non ultimo, è essenziale che il sistema di document management sia integrabile con l’ERP e gli strumenti contabili in uso: ciò abilita la sincronizzazione in tempo reale dei dati contenuti nei documenti con i sistemi aziendali, evitando l’inserimento manuale e assicurando una registrazione tempestiva e precisa. Integrare i sistemi di gestione documentale con software come ERP e CRM significa adottare un approccio olistico e intelligente alla governance di dati e processi: un requisito fondamentale per aziende davvero al passo con i tempi.

I vantaggi chiave che si ottengono automatizzando in sicurezza i flussi documentali

Automatizzare i flussi documentali che coinvolgono ordini di acquisto, fatture e note di consegna, in primo luogo, significa standardizzare le procedure e ridurre i processi manuali: questo aumenta l’efficienza, semplifica il carico di lavoro delle persone coinvolte e migliora il rapporto con i fornitori.

In secondo luogo, l’automazione dei flussi documentali digitali consente di pre-registrare rapidamente grandi quantità di documenti, migliorando la produttività. Tra i vantaggi più evidenti, vi è poi una significativa riduzione dei costi legati all’estrazione e alla verifica dei dati: l’accesso rapido e sicuro alle informazioni, infatti, facilita il lavoro di riconciliazione e registrazione delle fatture. A ridursi sono anche gli errori umani: la qualità delle informazioni migliora e si evitano problemi di non conformità.

Pride, la soluzione più evoluta per gestire i flussi documentali del procurement

Tutte le funzionalità e i vantaggi appena descritti possono essere ottenuti grazie a Pride, la suite tecnologica proposta da Present che offre una gestione completa e trasparente dei flussi documentali legati al procurement. Questa soluzione comprende diversi moduli che automatizzano il ciclo di vita degli ordini di acquisto, delle fatture e delle note di consegna, garantendo anche il pagamento grazie alla funzionalità di riconciliazione automatica.

In particolare, il modulo di Digital Interchange Hub facilita l’interscambio elettronico e l’integrazione dei sistemi gestionali tra l’azienda e i fornitori. Questa funzionalità, infatti, automatizza i flussi documentali come l’invio e la ricezione dei vari documenti commerciali, garantendo che tutte le informazioni siano aggiornate e sincronizzate e preservandone la sicurezza e la conformità normativa. Grazie alla Robotic Process Automation, inoltre, Pride semplifica enormemente la gestione di fatture europee e internazionali perché consente di acquisire i campi presenti nei documenti anche senza che sia ancora stato fissato uno standard comune.